Sustavom za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) nazivaju se sustavi koji vode određene procese nad dokumentima u svrhu njihovog organiziranja. Osnovni dio digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u elektroničke datoteke na računalu. Nakon digitalizacije svaki dokument je dostupan na računalu a računalnom mrežom i sustavom za upravljanje dokumentima i svim ostalim korisnicima. Veliki broj organizacija u svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom umjesto papirnatih arhiva. Razlozi za takav način rada su višestruki:
• sprečavanje gubitaka podataka (izradom elektroničkih arhiva)
• smanjenje potreba za fizičkim prostorom
• olakšavanje upravljanja dokumentima
• brzo pronalaženje dokumenata
• centralna administracija dokumenata

Dokumenti koji ulaze u DMS se skeniraju (u pravilu dokumenti koji nastaju izvan matične organizacije) ili se učitavaju kao elektronski dokumenti (dokumenti nastali i dostupni u elektroničkom obliku). Sustav sprema te datoteke na disk ili sustav diskova pri čemu korisnik indeksira dokument. Indeksiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se hijerarhijska struktura organizacije dokumenata ili tražilica koja je ugrađena u sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio DMS administrator. Sveukupni DMS sastoji se od pet osnovnih elemenata:
• Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje dokumenata u papirnom obliku
• Pohrana: Sustav za pohranu sadrži dokumente u elektroničkom obliku te dodatnim sigurnosnim mehanizmima osigurava dokumente od gubitka
• Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup/pretraživanje
• Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brz dohvat pomoću indeksa
• Pristup: Dokumenti su dostupni onima koji ih trebaju a pristup ograničen na autorizirane korisnike.

DMS sustav može omogućiti kontrolu pristupa po korisniku i po mjestu pristupa (intranet/Internet) DMS je u potpunosti povezan s Urudžbenim zapisnikom (centralnom pisarnicom). DMS sustav osigurava slijedeću funkcionalnost:
- arhiviranje dokumenata u izvornom formatu (.doc; .xls,..) te prikaz i objava u .pdf formatu – zbog nepromjenjivost, kompaktnost i bolja vidljivost digitalnog potpisa na dokumentu
- praćenje više verzija istog dokumenta
- digitalno potpisivanje dokumenata FINA karticom
- digitalno glasovanje i digitalna ovjera glasovanja članova Poglavarstva
- mogućnost dodavanja višestrukih dokumenata za jednu točku dnevnog reda Poglavarstva ili Vijeća
- mogućnost kreiranja više vrsta dokumenata (pravilnici, odluke, zapisnici, …)
- mogućnost kreiranja više organizacijskih cjelina (Poglavarstvo, Kolegij za raspravu, Akti upravnih tijela, Radna tijela…)
- osnova sustava je predmet, sustavom kolaju dokumenti kao sastavni dijelovi predmeta
- personalizirani izbornici i početne forme, funkcionalni i organizacijski pristup - kreiranje funkcionalnih grupa korisnika (za pogledati, poglavarstvo,…)
- izrada dnevnog reda sjednica
- praćenje dnevnog reda u nastanku
- praćenje rješavanje dokumenata kroz vremenske alarme, mogućnost deaktiviranja kroz slijedni dokument ili napomenu
- praćenje dokumenata koji idu izvan kuće (ministarstva, JLS,…)
- praćenje pristupa dokumentima
- davanje komentara/bilješki na pojedine točke dnevnog reda

Prednosti aplikacije
- Nema instalacije - Web aplikacija
- Dostupnost podataka bilo kada i bilo gdje (putem interneta)
- Jednostavnost korištenja: omogućuje svakom korisniku da u potpunosti ovlada mogućnostima aplikacije u vrlo kratkom vremenu
- Jednostavnost unosa i pretraživanja podataka
- Prilagodbe i dorade po zahtjevu korisnika
- Stalni razvoj i usavršavanje aplikacije
- Podrška korisniku programa (e-mail podrška, direktna podrška preko Interneta)

Obavezni software:
- Internet explorer 6.0 ili noviji
- Acrobat reader